Hvordan undgår man misforståelser og kommunikerer uden stress?

Når kommunikationen flyder normalt mellem mennesker, er der ingen stress eller konflikt. Begge parter bliver hørt, der er ikke noget usagt, og man når frem til enighed.

Kommunikationen er som vand – ved normal temperatur flyder vandet normalt og følger en naturlig vej. Hvis det er for koldt, fryser det til is og bliver stillestående. Hvis det er for varmt, koger vandet, bliver til damp og forsvinder ud i den blå luft.

God kommunikation handler ikke kun om at lytte og svare. Effektiv kommunikation handler om at bruge flere færdigheder, for at forstå hvad der er i hinandens sind og opbygge løsninger eller opnå enighed sammen.

Kan du genkende dig selv i nogle af de her situationer?

Du tøver med at fortælle nogen noget du har på hjertet.
Du har for travlt for at snakke om emnet.
Du forventer feedback eller svar fra en person, men får det ikke.
En person mangler at lave noget arbejde, men har ikke fortalt dig hvorfor.
En person har ikke vendt tilbage i flere dage, og du spekulerer over hvorfor.
Din søn/datter har ikke svaret på noget du bad ham/hende om.
Din chef begyndte at sige noget til dig, men blev ikke færdig – og du spurgte ikke om detaljer.
Du kan mærke at der er noget ved din søn/datter/ægtefælle som han/hun tydeligvis ikke vil snakke om.
Du kan ikke lide situationen, men du gør ikke noget ved det.

Kan du genkende nogle af de her situationer? Er du gået og bekymret dig på grund af mangel på kommunikation eller hvordan du skal bringe emnet på banen?

Du er ikke alene.

Heldigvis er der mulighed for at træne i at blive bedre til kommunikation. Men før vi kommer ind på nogle konkrete råd til bedre kommunikation, skal vi se på hvordan vi mennesker når frem til konklusioner.

Hvordan vi når frem til konklusioner

En vigtig del i god kommunikation er at forstå hvordan mennesker når frem til konklusioner.

Man kan sige, at vi går ned ad en trappe for at nå frem til en konklusion.

Når vi først bliver bevidste om et emne, kommer en første reaktion, relateret til overlevelse – truer det her mig, er jeg nødt til at flygte eller kæmpe imod?

Derefter kommer følelser, der godt kan lede til stress og bekymringer over tid. Ud fra hvad vi føler, begynder vi at tænke og spekulere om hvad der blev sagt eller ikke sagt – teorier for at udfylde de huller i historien, fra mangel på kommunikation. Baseret på de tanker, danner vi nogle overbevisninger, der passer ind i vores eksisterende verdensbillede. Ud fra de overbevisninger, og tolkninger og antagelser vi laver, drager vi en konklusion.

Konklusionstrappe (god kommunikation) — God kommunikation er godt hjulpet af forståelse af konklusionstrappen

Biologisk reaktion

Den første reaktion hos mennesker er en overlevelsesmekanisme – kommer jeg til at overleve det her, er jeg nødt til at flygte eller kæmpe?

Hjernen laver en lynhurtig vurdering om hvorvidt det er en trussel – hvis vi i forvejen er stresset, er sandsynligheden større at vi ser noget som truende.

Følelser

Afhængig af situationen, kan vi føle bekymring, angst eller irritation – eller andre følelser – og hvis de bliver ved i lang tid, leder det til stress.

Hvis vi går og mangler kommunikation på et område i lang tid, begynder vi at stresse mere over situationen.

Stress kan lede til udbrændthed, hvilket hæmmer vores evne til at tage beslutninger og gør os udmattet.

Tanker

Baseret på vores biologiske og følelsesmessige reaktioner, begynder vi at spekulere på manglen på kommunikation.

Vi tænker tilbage på tidligere erfaringer, og minder og følelser fra den gang. Vi hører folk fortælle om deres tolkninger af situationen – og laver vores egne tolkninger oveni. Vi forestiller os hvad den anden person tænker.

Stort set laver vi en række antagelser uden nogen som helst bevis. Vi lader fantasien styre hvad vi når frem til.

I virkeligheden ved vi ikke hvad den anden tænker. Ingen af os kan læse tanker.

Overbevisninger

Fra de tanker vi tror på, begynder vi at skabe overbevisninger og tvivl.

Vi bygger en historie i vores hoved om, hvordan det vil være, at til sidst have den samtale.

Konklusion

Til sidst når vi frem til en konklusion. Jo længere ned i konklusionstrappen vi ér, jo større er problemet i hovedet på os.

Det er som at gå ned i en mørk kælder. Jo længere ned vi går, jo mindre kan vi faktisk se. Og jo mere gætter vi os til hvad der faktisk ér. Hvis vi opdager at vi er gået ned ad trappen, har vi mulighed for at gå op igen. At ikke tro på den overbevisning, eller de tanker, eller at hvad vi føler bekymring for kommer til at ske.

Hav modet til at tage den gode samtale

Hvordan øver du dig i god kommunikation uden konflikt eller stress?

Det kræver lidt mod – især hvis det er langt udenfor din komfortzone med hvad du er vant til. Mod til at tage initiativet, mod til at sige ting på en måde der ikke skaber konflikt.

Her er fem trin til bedre kommunikation:

1. Selvbevidsthed

Det første trin til god kommunikation er selvbevidsthed – at kende dig selv og hvordan vi mennesker drager konklusioner – og at dine reaktive konklusioner kommer til at påvirke dig på en eller anden måde, hvad enten det er bevidst eller underbevidst.

Hvis du ikke er klar over at der er en underliggende følelse – måske én eller flere af irritation, bekymring, tristhed, vrede, eller andre – kommer følelsen til at styre dig.

Hvis du er bevidst om at følelsen ér der – alle følelser forbundet med en situation – ér muligheden der, for at bevidst observere den. Observation med nærvær, som vi også kalder mindfulness.

Kender du følelsen, kan du være fri fra at den kontrollerer dig.

2. Kend konklusionstrappen

Hvis du forstår hvordan mennesker når frem til konklusioner – baseret på reaktioner og følelser, der leder til spekulative tanker og overbevisninger, med tolkninger og antagelser – der alle sammen er baseret på et ufuldstændigt billede – er du bedre i stand til at se hvor du selv drager konklusioner og hvor andre gør det.

Vær bevidst om hvor i trappen du ér, og gå de trin tilbage for at blive klar over hvordan du havnede der.

Tænk på udbyttet du ønsker af samtalen i stedet for hvad du bekymrer dig for at der kan ske.

Se om du kan tænker dig frem til et positivt resultat for begge parter – hvad kunne være en løsning der gavner alle?

Konklusioner i cirkel

Konklusionstrappen kan også tegnes som en cirkel, eftersom de konklusioner vi når frem til, skaber en reaktion hos os, der leder til følelser, tanker og spekulation, overbevisninger, og nye konklusioner.

Det gør også at hvis vi ikke er bevidste om det, styrker det bare vores eksisterende overbevisninger og konklusioner.

Som at være i et hamsterhjul.

3. Find tidspunktet

Overspringshandlinger og at udsætte at tage snakken gør ikke noget godt.

Find tiden til det. Tag kontakt, bed om den tid du tænker at der skal til, til mødet. Gør det så hurtigt som muligt – især hvis vedkommende ikke aner noget om at der er noget i vejen (har du fortalt det eller kun tænkt det?).

4. God kommunikation er personlig kommunikation

Undgå e-mail, sms, messenger eller andre former for kommunikation på skrift. Tag altid snakken personligt, hvis det er muligt. Ellers tag telefonen.

5. God kommunikation er tydelig kommunikation

Begynd snakken ved at være tydelig med at du har noget du vil tale om.

Stil spørgsmålet på en måde der ikke opleves som truende. Giv udtryk for det på en måde så at de ikke går i forsvar.

Vælg ord og udtryk der er positive, værdsættende og ægte.

Her er et par eksempler:

Eksempel: Du forventer at din chef giver dig feedback omkring en specifik situation, men du modtager ikke noget.

Dårligt eksempel:

Jeg bekymrer mig for at du ikke svarer mig, omkring den her situation.

Bedre eksempel:

Jeg vil lige høre om du har tid til at gennemgå den her situation. Jeg ville sætte pris på din feedback.

Eksempel: Du har på fornemmelse at din partner bekymrer sig over noget, uden at ville snakke om det.

Dårligt eksempel:

Hvad er der i vejen med dig? Du siger ikke noget. Jeg kan se det på dig, der ér et eller andet.

Bedre eksempel:

Jeg har på fornemmelse at der er noget der går dig på. Er det noget vi kan snakke om?

God kommunikation

Hvordan øver du dig i god kommunikation?

Tag snakken tidligt, med god timing
God kommunikation handler om at fornemme hvornår det er et godt tidspunkt at snakke.

Tag snakken så tidligt som muligt, så du slipper for at bekymre dig eller irritere dig over situationen.

Husk bare på at være opmærksom på at gøre det på et tidspunkt hvor personen er modtagelig for det.
Tag god tid
Sæt god tid af til god kommunikation, hvis du har mulighed for det. Hvis personen ikke prioriterer det, så må du tage den tid du kan få.

Husk at komme ind til mødet med med en venlig indstilling – og positiv, hvis det er muligt.
Lyt for at forstå, ikke for at svare
Mange mennesker lytter kun for at finde egne argumenter, for at overbevise andre om at deres konklusion er den (eneste) rigtige. Det ender ofte med at det bliver til monolog fra begge parter, der taler forbi hinanden.

En dialog kræver at begge parter lytter. For at lytte ordentligt, forestil dig at du er nødt til at gentage hvert eneste ord der bliver sagt, før du må sige noget.

Beslut dig for at forstå den anden persons perspektiv, før du siger noget.
Bekræft din forståelse med empati
Før du finder dine argumenter – bare rolig, du skal nok huske dem – så prøv at sikre at du har forstået hvad der bliver sagt. Vis forståelse for det du kan forstå, ved at sige det.

“Jeg kan godt forstå at du ikke kan lide det” eller “Jeg forstår godt at du gerne vil det” for eksempel. Prøv det, og se hvad der sker.
Bliv på din banehalvdel
God kommunikation handler om at undgå at den anden person føler sig truet. Hvis vi føler os truet, er ofte den første reaktion at forsvare os selv. Derefter følger de andre trin i konklusionstrappen – indtil personen når til en konklusion, baseret på at du er truende. Så enten må de forsvare sig eller flygte.

Læg mærke til hvordan du lægger ordene. Har du selv trukket en konklusion og er du nået til en overbevisning om hvordan personen ér? “Du synes”, “du vil”, “du tænker” – alle sammen konklusioner baseret på din egne tolkninger, som sandsynligvis ikke passer helt med vedkommendes perspektiv. Så bliver han/hun nødt til at forsvare sig – eller tie stille eller gå væk.

Forsøg i stedet for at tale om dig selv – det kræver en del øvelse, men det er dét værd. “Når du ikke tager opvasken, føler jeg at jeg må stå med det alene.” og “Jeg har det som at du undgår at snakke om det her. Det gør mig utilpas.”

Sig hvad årsagen er til at du siger noget, hvordan du har det med det (hvad du føler) og hvad det gør ved dig.
Vær positiv, værdsættende og ægte
Find en positiv vinkel på hvad du har at sige. Oftest er der noget positivt at sige – måske er der andre ting personen er god til, eller andet der er gået godt?

Nævn noget du værdsætter ved personen eller situationen. Hvis du hører at du bliver værdsat, motiverer det dig ikke også til at finde en fælles løsning?

Undgå falsk positivitet – vær ægte. Fortæl sandheden. Du kan sikkert finde noget positivt uden at være falsk.
Enighed før uenighed
Når I skal diskutere noget, så find først frem til det I er enige om. Det er langt nemmere at komme videre når I har fundet de ting I har til fælles og er enige om – så bliver det også tydeligt hvor få ting der er tilbage, som I ikke er enige om.
Find løsningen sammen
Til sidst, så står I tilbage med de punkter I er uenige om. Nu hvor I virkelig forstår hinandens perspektiv, er I et godt sted for at kunne forstå hinanden.

Et sted hvor I kan fokusere på løsningen, sammen.